نشریه داخلی

شرکت توسعه مسکن آذربایجان

شماره1-هفته اول

مورخه 99/3/25

تهیه کننده:واحد تعالی

نظام آراستگی

اجرای 5Sچه نتایجی در پی خواهد داشت؟

اجرای5S نتایج بسیار مفید و جالب‌توجهی برای سازمان‌های مختلف در پی دارد‌.

رعایت ایمنی و بهداشت در محیط کار، افزایش بهره‌وری کارکنان، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، افزایش کیفیت و کاهش خرابی‌ها، افزایش سرعت انجام امور و بهبود فرهنگ سازمانی تنها بخشی از نتایجی است که به کارگیری این رویه در هر سیستم و سازمانی به دنبال دارد. از سوی دیگر موجب پرورش افرادی منظم و با تفکر پیشرفت و گروه‌های کاری خوب و با مشارکت بالا می‌شود. نتایج اجرای این رویکرد برای همه افرادی که در آن مشارکت دارند، قابل درک است. سرعت دسترسی به ابزار و وسایل افزایش می‌یابد و عمر مفید تجهیزات کار بیشتر می‌شود.

اجرای 5sتنها محدود به محیط کار نیست و می‌توان در هر مکان و زمان دیگری هم مانند محیط زندگی، مسائل شخصی و به طور کلی هر قضیه‌ای که بی‌توجهی به ساماندهی آن موجب آشفتگی و بی‌نظمی می‌شود، آن را به کار بست. با اندکی تأمل در پیرامون خود می‌توان دریافت که ریشه‌ی بسیاری از مشکلات در نبود نظم و انضباط در امور مختلف است. اجرای این رویکرد باعث پاکیزه و امن‌تر شدن محیط می‌شود و در عین حال انجام کارها را بسیار ساده‌تر و رضایت‌بخش‌تر می‌کند.

برای اجرای 5S چه اصولی را باید رعایت کنیم؟

5S روشی برای سازمان‌دهی محیط کار است و اسم آن برگرفته از حرف اول 5 کلمه ژاپنی به شرح زیر است:

• Seiri (ساماندهی)
• Seiton (نظم و ترتیب)
• Seiso (پاکیزگی)
• Seiketsu (استانداردسازی)
• Shitsuke (انضباط)

در زبان انگلیسی هم از 5 کلمه که با حرف S شروع می‌شوند، برای نامیدن این مراحل استفاده می‌شود.

ساماندهی (تفکیک و تعمیر)  ( Seiri )

در دیدگاه 5S ،  ساماندهی عبارت است از نظم دادن به کلیه اجزای یک سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه « پنج اس » ساماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیرضرور، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریها است. در دیدگاه « پنج اس » ، ساماندهی امری دشوارتر از قراردادن اشیاء در گوشه‌ای می‌باشد و هدف ایجاد نظمی مطلوب و مناسب است. به منظور موفقیت در ساماندهی می‌بایستی به اولویت بندی پرداخت. به طور خلاصه این S به معنی جدا کردن آنچه ضروری است از غیر ضروری ها می‌باشد. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

–  تفکیک اشیاء ضروری از غیر ضروی ( مشخص کردن ملزومات اداری که در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندی آنها با توجه به اولویت استفاده از آن ، تفکیک فرمهای از رده خارج و فرمهای در گردش ). اشیایی را که استفاده نمی کنیم دور بریزیم ( دور ریختن برگهای زائد ).

نظم و ترتیب (Seiton )

در دیدگاه 5S ،  نظم و ترتیب عبارت است قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب و مرتب به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بکار بردن اشیای مورد نیاز ، بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد و در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل، اقلام و فرمهای مورد نیاز را که قبلا در اس یک  شناسایی نموده و کارکرد هر یک از آنها را نیز مشخص نموده‌ایم را در جای مناسب قرار دهیم به نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیا در بهترین مکان به بهترین طریق ممکن و امکان دسترسی به آن با حداکثر سرعت (زیر 30 ثانیه). نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

– اشیایی را که غالباً استفاده می کنیم، در محل کار قرار دهیم (تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری )

– اشیایی را که به ندرت استفاده می کنیم در جایی دور از دسترس قرار دهیم استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری که سوابق کاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، استفاده از کتابخانه یا قفسه های مخصوص جهت قرار گرفتن کتابها و جزوات و دستورالعملها

– برچسب گذاری و شناسایی کلیه زونکنها، فایلها، قفسه ها ( برچسب گذاری فایلها به نحوی که نشان دهنده محتویات آن باشد)

–  استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات اداری در جای خود، استقرار و طبقه بندی فرمها در قفسه های مخصوص، استفاده از کازیه جهت طبقه بندی نامه ها و یا کارهای در دست اجرا).

– آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان (بازگرداندن زونکن سوابق به محل بایگانی، مرتب کردن اقلام و وسائلی که روزانه با آن سر و کار داریم، قرار دادن صندلی پشت میز کار در هنگام ترک محل کار).

علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء و شناسایی افراد (تابلو های مشخص کننده نام افراد و یا استفاده از تگهای شناسایی، مشخص شدن محل استقرار خودروهای شرکت، طراحی جانمایی میز کاری افراد) –   نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات ( نصب پلاکاردهای تبلیغاتی شرکت در جاهای مناسب).

–  طراحی اعلانات به نحوی که خواندن آنها آسان باشد